Die elektronische Rechnung

Was eine E-Rechnung ausmacht

Eine elektronische Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung in digitaler Form. Sie liegt in einem strukturierten Datenformat vor: Jede Angabe – Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Bankverbindung – steht in einem eigenen, benannten Feld. Ein Buchhaltungsprogramm kann sie deshalb einlesen, ohne dass jemand abtippt oder ein Texterkennungsprogramm raten muss.

Der Unterschied zum eingescannten Beleg oder zum PDF ist damit grundsätzlich: Dort liegen die Angaben als Bild oder als Fliesstext vor. Was für einen Menschen gut lesbar ist, muss eine Maschine erst mühsam deuten – und Deutungen sind fehleranfällig.

Woher die Vorgaben kommen

Den Anstoss gab die Europäische Union. Mit der Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete sie ihre Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen anzunehmen. Damit das über Landesgrenzen hinweg funktioniert, beauftragte die Kommission das europäische Normungsgremium CEN mit einer gemeinsamen Grundlage.

Das Ergebnis ist die Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie diese Angaben heissen – ein semantisches Datenmodell. Sie schreibt aber kein Dateiformat vor. Deshalb gibt es mehrere Ausprägungen derselben Norm: In Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD, in Österreich zusätzlich ebInterface, in Frankreich Factur-X.

Was als Verwaltungsthema begann, wurde 2024 in Deutschland zur Sache aller Unternehmen: Das Wachstumschancengesetz dehnte die Pflicht auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen aus und änderte dafür § 14 UStG.

Fristen in Deutschland

Die Pflicht kommt in Stufen. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen und Versenden: Das Empfangen gilt bereits für alle, beim Versenden gibt es Übergangsfristen.

1. seit 1. Januar 2025

   bereits in Kraft

   Empfangspflicht für alle

   Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig – wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen.

2. bis 31. Dezember 2026

   gilt jetzt

   Übergangsfrist beim Versand

   Papier und andere Formate wie ein einfaches PDF bleiben zulässig – aber nur mit Zustimmung des Empfängers.

3. bis 31. Dezember 2027

   noch 16 Monate

   Verlängerung für kleinere Unternehmen

   Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen ein weiteres Jahr in den alten Formaten fakturieren – ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers.

4. ab 1. Januar 2028

   noch 17 Monate

   Versandpflicht ohne Ausnahme

   Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden. Auch EDI-Verfahren müssen dann die Vorgaben der Norm erfüllen.

Für wen die Pflicht gilt – und für wen nicht

Die häufigste Verwechslung auf diesem Feld ist die zwischen Empfangen und Ausstellen. Für das Empfangen gibt es keine Ausnahmen; die Erleichterungen, von denen überall zu lesen ist, betreffen ausschliesslich das Ausstellen.

Aufbewahrung und Nachweis

Für Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie von zehn auf acht verkürzt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Aufzubewahren ist der strukturierte Teil – die XML-Daten, nicht der Ausdruck und nicht die Bildansicht. Er muss über die gesamte Frist unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben; das verlangen die GoBD. Eine Ablage, in der Dateien überschrieben oder gelöscht werden können, erfüllt das nicht, auch wenn alle Rechnungen noch da sind.

Wer eine E-Rechnung nicht in der vorgeschriebenen Form ausstellt, riskiert vor allem beim Empfänger etwas: Fehlt der Rechnung eine formale Voraussetzung des § 14 UStG, steht dessen Vorsteuerabzug in Frage. Der Schaden entsteht also nicht bei dem, der den Fehler macht – ein Grund, warum Empfänger zunehmend darauf bestehen.

Die Lage in den vier Ländern

Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein gehen unterschiedlich vor. Wer grenzüberschreitend fakturiert, muss beide Seiten kennen.

Die Formate im Vergleich

Drei Formate begegnen einem im deutschsprachigen Raum. Sie lösen unterschiedliche Aufgaben – die QR-Rechnung ist dabei ein Sonderfall, weil sie kein Rechnungsformat im Sinne der Norm ist.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine elektronische Rechnung?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland nur noch als elektronische Rechnung, was in einem strukturierten Format vorliegt und maschinell verarbeitet werden kann. Ein per E-Mail versandtes PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Anders liegt der Fall bei ZUGFeRD: Dort steckt im PDF ein vollständiger Datensatz.

Muss ich schon jetzt elektronische Rechnungen versenden?

Empfangen ja, versenden noch nicht zwingend. Seit 1.1.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht annehmen kann?

Der Rechnungssteller hat seine Pflicht mit dem Versand erfüllt. Kommt die Rechnung bei Ihnen nicht an oder können Sie sie nicht verarbeiten, liegt das Risiko bei Ihnen – bis hin zum Verlust des Vorsteuerabzugs, wenn keine ordnungsgemässe Rechnung vorliegt.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Von der Pflicht, selbst elektronische Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer nach der Neuregelung ausgenommen – annehmen müssen sie aber.

Was ist EN 16931?

Die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie benannt werden. Sie beschreibt ein Datenmodell, kein Dateiformat. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Ausprägungen davon.