Was XRechnung ist
XRechnung ist eine XML-Datei – ein reiner Datensatz ohne Seitenlayout, ohne Schriftarten, ohne Logo. Was aussieht wie technischer Ballast, ist der eigentliche Zweck: Es gibt nichts zu deuten. Jede Angabe steht in einem benannten Feld, und zwar genau einmal.
Fachlich ist XRechnung eine nationale Ausprägung der europäischen Norm EN 16931. Sie schränkt die Norm ein, wo sie zu viele Möglichkeiten offenlässt, und ergänzt sie um deutsche Besonderheiten. Jede XRechnung ist damit zugleich eine normkonforme europäische Rechnung.
Wer den Standard festlegt
Herausgeberin ist die KoSIT – Koordinierungsstelle für IT-Standards, angesiedelt bei der Freien Hansestadt Bremen und tätig im Auftrag des IT-Planungsrats, in dem Bund und Länder ihre Verwaltungsdigitalisierung abstimmen.
Die KoSIT veröffentlicht nicht nur die Spezifikation, sondern auch die Prüfregeln – und das ist der praktisch wichtigere Teil. Eine Rechnung lässt sich damit maschinell prüfen, bevor sie versendet wird. Neue Fassungen erscheinen regelmässig; wer XRechnung versendet, sollte wissen, welche Fassung der Empfänger erwartet.
Wann XRechnung eingesetzt wird
Der Regelfall sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die Pflicht seit dem 27. November 2020; die Länder haben eigene Termine, Portale und teils eigene Zusatzanforderungen.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist XRechnung zulässig, aber seltener: Der Empfänger braucht ein Programm, das den Datensatz anzeigen kann. Wo das nicht vorausgesetzt werden kann, ist ZUGFeRD der freundlichere Weg.
Die Leitweg-ID nicht vergessen
Rechnungen an die Verwaltung brauchen eine Leitweg-ID: eine Kennung, die die empfangende Stelle innerhalb des Behördenapparats eindeutig bezeichnet. Sie kommt vom Auftraggeber. Fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung abgewiesen – und zwar meist ohne inhaltliche Prüfung.
Wofür XRechnung sich eignet
Eindeutig auswertbar
Kein Layout, keine Schriftarten, keine Deutung. Was im Datensatz steht, steht dort genau einmal und an einer festgelegten Stelle.
Prüfbar gegen Regeln
Zu XRechnung gehören Prüfregeln. Eine Rechnung lässt sich vor dem Versand gegen sie prüfen – Fehler fallen auf, bevor der Empfänger sie zurückweist.
Vorgeschrieben bei öffentlichen Auftraggebern
Wer an Behörden fakturiert, kommt an XRechnung praktisch nicht vorbei. Rechnungsportale des Bundes und der Länder nehmen sie an.
Kleine Dateien
Ein XRechnungs-Datensatz ist wenige Kilobyte gross. Das ist beim Massenversand und in der Archivierung ein spürbarer Unterschied zu PDF-basierten Formaten.
Unterschiede zu ZUGFeRD und QR-Rechnung
Der Unterschied zu ZUGFeRD ist die Sichtkomponente: ZUGFeRD liefert dieselben Daten, verpackt sie aber in ein PDF, das man ansehen kann. Fachlich beruhen beide auf derselben Norm.
Die QR-Rechnung ist etwas anderes: Sie regelt die Zahlung, nicht die Rechnung. Sie enthält keine Positionen und keine Steuerangaben in strukturierter Form und erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD | QR-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Art des Formats | Reines XML, keine Sichtkomponente | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Bedrucktes Zahlteil-Formular mit QR-Code |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Anzeigeprogramm (Visualisierung) | Ja – das PDF sieht aus wie eine gewohnte Rechnung | Ja – gedruckt oder als PDF |
| Maschinell auswertbar | Vollständig | Vollständig (aus dem eingebetteten XML) | Nur die Zahlungsdaten, nicht die Rechnungspositionen |
| Grundlage | EN 16931 (deutsche Ausprägung/CIUS) | EN 16931 ab Profil BASIC | ISO 20022 (Zahlungsverkehr), keine EN 16931 |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland | SIX / Swiss Payment Standards, Schweiz |
| Hauptsächlicher Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland | Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) | Zahlungsverkehr in der Schweiz und in Liechtenstein |
| Erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht | Ja | Ja, ab Profil BASIC – nicht mit MINIMUM oder BASIC WL | Nein – sie ist ein Zahlungsmittel, keine strukturierte Rechnung |
| Übertragungsweg | E-Mail, Peppol, Rechnungsportale des Bundes und der Länder | E-Mail, Portale, jeder Weg, der PDF transportiert | Post, E-Mail, elektronische Rechnungsstellung (eBill) |
Wie die Rechnung zum Bund kommt
Eine XRechnung an eine Bundesbehörde wird nicht einfach per E-Mail an das Amt geschickt. Sie läuft über eine Rechnungseingangsplattform, die sie prüft und weiterleitet. Bis 2025 gab es dafür zwei – ZRE für die unmittelbare, OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung. Seit September 2025 sind beide zur OZG-RE zusammengeführt; wer noch eine Anleitung zur ZRE findet, liest etwas Überholtes.
Nötig ist eine einmalige Registrierung. Sie ist kostenfrei und unabhängig davon, auf welchem Weg später eingereicht wird.
Vier Wege der Übermittlung
Welcher passt, hängt allein davon ab, wie viele Rechnungen anfallen und ob eine Software im Spiel ist.
Weberfassung
Ohne eigene Software – die Angaben werden im Portal eingegeben.
- Für einzelne Rechnungen
- Es entsteht eine gültige XRechnung, ohne dass man eine erzeugen muss
- Aufwand je Rechnung bleibt gleich hoch
Manueller Upload
Die fertige Datei wird hochgeladen.
- Für wenige Rechnungen aus einer vorhandenen Software
- Die Prüfung erfolgt sofort beim Hochladen
- Fehler fallen auf, bevor die Behörde sie sieht
Peppol
Der Weg ohne Portal – Software zu Software.
- Für hohes Rechnungsaufkommen
- Europaweit einheitliches Netz, nicht auf Deutschland beschränkt
- Keine Anmeldung an einer Oberfläche, keine Handgriffe je Rechnung
Die Rechnung als Anhang an die Plattform.
- Für hohes Aufkommen ohne Peppol-Anbindung
- Die Datei muss bereits eine gültige E-Rechnung sein
- Der Weg, den auch dieses Portal für den Empfang nutzt
Was nach dem Einreichen passiert
Die Plattform prüft jede Rechnung auf Übereinstimmung mit der Spezifikation XRechnung oder einem anderen in der EU zugelassenen Standard – ZUGFeRD ab 2.2.0 gehört dazu. Geprüft wird beides: die Syntax, also ob die Datei formal richtig aufgebaut ist, und die Semantik, also ob die Angaben zueinander passen.
Besteht sie die Prüfung, wird sie automatisch an den Empfänger weitergeleitet. Der Verarbeitungsstand lässt sich bis zur Abholung im Portal einsehen, auf Wunsch mit E-Mail-Benachrichtigung bei jedem Statuswechsel.
Besteht sie die Prüfung nicht, wird sie abgewiesen – und gilt damit als nicht eingereicht. Das ist der Unterschied, der in der Praxis wehtut: Eine Papierrechnung mit einem Fehler wird bezahlt und später korrigiert; eine E-Rechnung mit einem Fehler kommt nie an.
Ausnahmen stehen in der ERechV
Ob überhaupt eine Pflicht besteht, regelt die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Sie kennt Ausnahmen, etwa für Direktaufträge bis 1.000 Euro. Daneben zählt, was im Vertrag steht – der Auftraggeber kann mehr verlangen, als die Verordnung vorschreibt.
Häufige Fragen
- Wer legt den Standard XRechnung fest?
- Die KoSIT – Koordinierungsstelle für IT-Standards – im Auftrag des IT-Planungsrats. Die KoSIT ist bei der Freien Hansestadt Bremen angesiedelt. Sie veröffentlicht die Spezifikation, die Prüfregeln und regelmässige Fassungen.
- Ist XRechnung ein eigenes Format oder eine Variante von EN 16931?
- Eine Variante. Fachlich heisst das CIUS – eine nationale Ausprägung der europäischen Norm. XRechnung schränkt die Norm ein und ergänzt deutsche Besonderheiten, etwa die Leitweg-ID. Jede XRechnung ist damit auch eine Rechnung nach EN 16931.
- Wie reiche ich eine XRechnung beim Bund ein?
- Über die Rechnungseingangsplattform OZG-RE, nach einmaliger kostenfreier Registrierung. Vier Wege stehen offen: die Weberfassung im Portal, der manuelle Upload einer fertigen Datei, Peppol für hohes Aufkommen und E-Mail. Die Plattform prüft jede Rechnung und leitet sie bei bestandener Prüfung automatisch an die Behörde weiter.
- Gibt es die ZRE noch?
- Nein. Bis 2025 gab es zwei Plattformen – die ZRE für die unmittelbare und die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung. Seit September 2025 sind beide zur OZG-RE zusammengeführt. Anleitungen, die noch von der ZRE sprechen, sind überholt.
- Was passiert, wenn meine XRechnung fehlerhaft ist?
- Die Plattform weist sie ab, und sie gilt als nicht eingereicht. Das ist der wesentliche Unterschied zur Papierrechnung: Diese wird trotz eines Fehlers bezahlt und später korrigiert. Eine abgewiesene E-Rechnung kommt beim Empfänger nie an – geprüft werden Syntax und Semantik, also der formale Aufbau und die Stimmigkeit der Angaben zueinander.
- Was ist die Leitweg-ID?
- Eine Kennung, die den Empfänger innerhalb der Verwaltung eindeutig bezeichnet – vergleichbar mit einer Zustelladresse im Behördenapparat. Ohne sie weiss ein Rechnungsportal nicht, an welche Stelle die Rechnung gehört. Der Auftraggeber teilt sie mit.
- Kann ich eine XRechnung lesen?
- Nicht ohne Hilfsmittel – es ist eine XML-Datei. Für die Anzeige gibt es Visualisierungen, die den Datensatz in ein lesbares Bild übersetzen. Wer eine Rechnung will, die zugleich für Menschen aussieht wie eine Rechnung, ist mit ZUGFeRD besser bedient.
- XRechnung oder ZUGFeRD – was soll ich nehmen?
- An öffentliche Auftraggeber: XRechnung. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen: meist ZUGFeRD, weil der Empfänger auch ohne E-Rechnungssoftware etwas Lesbares in der Hand hat. Beide erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht.