So arbeitet rechnung.biz

Rechnungen kommen an, werden gelesen und liegen richtig ab.

Eine E-Rechnung ist eine Datei mit Struktur – kein PDF zum Ausdrucken. Hier sehen Sie, was damit geschieht: vom Eingang über die Prüfung bis in ein Archiv, das Fristen kennt. Und wie Sie selbst Rechnungen schreiben, die überall angenommen werden.

Kostenfrei anfangen Preise ansehen

3 Rechnungsformate: ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS – dazu Swiss QR und GiroCode als Zahlteil.
4 Länder: Deutschland, Österreich, Schweiz und Liechtenstein, jeweils mit eigener Frist.
Eigene Adresse: Jedes Konto empfängt unter einer eigenen Adresse – ohne Postfach von Hand.
Schnittstelle: Rechnungen aus dem eigenen Programm einliefern und den Stand abfragen.

Empfang

Eine Adresse, an die Ihre Lieferanten senden

Sie bekommen eine eigene Empfangsadresse. Was dort ankommt, wird ausgelesen, gegen die Norm geprüft und einsortiert – bevor Sie es zum ersten Mal ansehen. Was keine E-Rechnung ist, landet nicht im Rechnungseingang, sondern nebenan unter „Sonstige Nachrichten“.

01 · Eingang
Mail an Ihre Adresse
Ihr Lieferant sendet an Ihre Empfangsadresse. Absender werden geprüft.
02 · Annahme
Anhänge lesen
ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS werden angenommen und entpackt.
03 · Prüfung
Gegen EN 16931
Pflichtangaben, Beträge, Steuersätze. Mängel werden benannt, nicht verschwiegen.
04 · Ablage
Im Eingang
Mit Betrag, Fälligkeit, IBAN und Verwendungszweck – durchsuchbar.
05 · Arbeit
Prüfen und zahlen
Zuweisen, Labels vergeben, Zahlungen vermerken, Doppelte erkennen.

Der Weg einer eingehenden Rechnung. Schritt 3 entscheidet, ob es eine Rechnung ist – alles Weitere hängt daran.

Das Format steht dran
ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol – als Etikett an der Zeile, nicht im Kleingedruckten.
Doppelte fallen auf
Gleiche Nummer, gleicher Betrag, gleicher Aussteller: Der Verdacht wird gemeldet, die Rechnung aber nicht unterdrückt.
Ohne eingebettete Daten
Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Es wird trotzdem aufbewahrt – und die Werte lassen sich einmalig zuordnen.
Zahlungen vermerken
Teilzahlungen, Rückbuchungen, Stornos. Der offene Betrag rechnet sich mit.
Zuweisen im Team
Wer eine Rechnung prüft, steht an der Rechnung – nicht in einer Nebenabsprache.
Suchen wie im Kopf
Nach Absender, Nummer, Verwendungszweck – und nach Ihrer Kundennummer beim Lieferanten.

Postfach

Rechnungen hier, alles andere daneben

Nicht jede Mail an Ihre Empfangsadresse ist eine Rechnung. Angebote, Rückfragen und Werbung landen unter „Sonstige Nachrichten“ – getrennt vom Rechnungseingang, aber nicht gelöscht. Wer sucht, findet sie; wer Rechnungen bearbeitet, wird nicht damit aufgehalten.

Versand

Rechnungen schreiben, die angenommen werden

Der Assistent führt durch die Pflichtangaben und rechnet mit. Vor dem Senden steht eine Prüfung – und der Knopf davor heisst ausdrücklich „Rechnung prüfen“ und nicht „Senden“. Eine Rechnung, die beim Empfänger abgelehnt wird, kostet mehr Zeit als jeder Prüfschritt davor.

01 · Entwurf
Anlegen
Empfänger aus dem Adressbuch, Positionen, Steuersätze. Jederzeit änderbar.
02 · Rechnen
Beträge ermitteln
Netto, Steuer, brutto – mit Dezimalstellen, die nicht gerundet werden.
03 · Prüfen
Vor dem Senden
Fehlende Pflichtangaben werden benannt, solange sich noch etwas ändern lässt.
04 · Format
Erzeugen
ZUGFeRD oder XRechnung – je nachdem, was der Empfänger vereinbart hat.
05 · Versand
Nummer und Weg
Jetzt erst wird die Nummer vergeben. Als Anhang oder als Abruflink.

Der Weg einer ausgehenden Rechnung. Die Nummer wird erst beim Versenden vergeben – lückenlos, ohne Löcher durch verworfene Entwürfe.

Serienrechnungen

Wiederkehrende Beträge laufen nach Plan – monatlich, quartalsweise, jährlich.

Mahnwesen in drei Stufen

Erinnerung, Mahnung, letzte vor dem Verfahren. Kein Text behauptet, es sei nicht gezahlt worden – wir sehen keine Kontoauszüge.

Versand ohne Anhang

Auf Wunsch geht nur ein Abruflink hinaus. Die Rechnungsdaten verlassen die Plattform dann nicht per Mail.

Schnittstelle

Aus Ihrem Programm heraus

Wer seine Rechnungen ohnehin in einer Warenwirtschaft erzeugt, liefert sie über die Schnittstelle ein und fragt später den Zahlungsstand ab. Zum Ausprobieren gibt es einen Testzugang, der nichts anlegt und nichts versendet – Ihre Angaben aber genauso prüft wie im Ernstfall.

01 · Schlüssel
Im Konto erzeugen
Bis zu 15 Stück, auf Wunsch befristet. Das Geheimnis sehen Sie genau einmal.
02 · Einliefern
Eine Anfrage
Empfänger und Positionen als JSON. Mit Wiedererkennung gegen doppelte Rechnungen.
03 · Antwort
Nummer und Stand
Sie bekommen die Kennung zurück – oder benannte Mängel, Feld für Feld.
04 · Abfrage
Später nachsehen
Offen, teilbezahlt, bezahlt, storniert – und ob das Dokument hinaus ist.

Der Weg über die Schnittstelle. Schritt 2 ist der Grund, warum ein Verbindungsabbruch keine zweite Rechnung erzeugt.

Eine Rechnung einliefern

POST /api/v1/rechnungen
Authorization: Bearer <Ihr API-Schluessel>
Idempotency-Key: rechnungslauf-2026-08-22-0042

{
  "empfaenger": {
    "name": "Beispiel Handel AG",
    "empfangEmail": "rechnungen@beispiel.example"
  },
  "positionen": [
    { "bezeichnung": "Beratung", "menge": "7.5", "einheit": "HUR",
      "einzelpreis": "150.00", "steuersatz": "19" }
  ],
  "versenden": true
}

Beträge als Zeichenkette, nicht als Fliesskommazahl – bei einer Menge mit vier Nachkommastellen fällt der Unterschied auf. Ohne versenden entsteht ein Entwurf, den Sie im Portal ansehen können.

Archiv

Aufbewahrung, die ihre Fristen kennt

Rechnungen müssen aufbewahrt werden – acht Jahre in Deutschland, sieben in Österreich, zehn in der Schweiz und Liechtenstein. Ihr Archiv weiss das. Und wenn die Aufbewahrung Ihres Tarifs für eine empfangene Rechnung ausläuft, sehen Sie das an der Zeile und nicht erst, wenn sie fehlt.

rot

Weniger als 31 Tage

Die Zeile ist rot unterlegt und trägt das Datum. Jetzt handeln oder herunterladen.

schwach

Weniger als 60 Tage

Schwach unterlegt, mit Datum. Sichtbar, ohne zu drängen.

Hinweis

Weniger als 90 Tage

Nur ein Etikett mit dem Datum. Eine Warnfarbe, die drei Monate leuchtet, wird zum Hintergrund.

Die Kennzeichnung gilt für empfangene Rechnungen. Rechnungen, die Sie selbst geschrieben haben, werden davon nicht berührt – Ihre Empfänger rufen dieselben Dokumente in ihrem Archiv ab, und ihnen sind zehn Jahre zugesagt.

Wie lange Ihr Tarif aufbewahrt, steht im Tarifvergleich. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt davon unberührt – sie liegt bei Ihnen, nicht bei uns. Nach einer Kündigung bewahren wir nichts mehr für Sie auf; das Fenster bis zur endgültigen Löschung dient der Wiederherstellung Ihres Kontos.

Anfangen kostet nichts – und die Pflicht wartet nicht.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand laufen die Fristen bis 2028 gestaffelt aus.

Konto anlegen Was das Gesetz verlangt