ZUGFeRD · XRechnung · QR-Rechnung

Elektronische Rechnungen senden und empfangen

Eine Plattform für die E-Rechnung nach EN 16931 – mit eigener Empfangsadresse, Prüfung der Formate und geordneter Ablage. Für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein.

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Norm EN 16931§ 14 UStGZUGFeRD · XRechnung · QR-Rechnung · GiroCode

Die Formate nach EN 16931

Welches Format gefordert ist, entscheidet der Empfänger. Deshalb behandelt die Plattform alle drei gleich – im Versand wie im Empfang.

XRechnung

Reiner XML-Datensatz ohne Sichtkomponente. Vorgeschrieben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

ZUGFeRD

Ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Systeme lesen die Daten.

Peppol BIS Billing 3.0

Das europäische Format auf UBL-Basis. Der Weg, über den Rechnungen aus der Schweiz, Liechtenstein und dem übrigen Europa hereinkommen.

Zahlungsstandard – keine E-Rechnung

QR-Rechnung

Der Schweizer Zahlteil mit QR-Code. Wir lesen ihn aus – Konto, Betrag, Währung, Referenz. Rechnungspositionen und Steuersätze stehen nicht darin, und für die deutsche E-Rechnungspflicht genügt er nicht.

Was die QR-Rechnung ist – und was nicht

Zahlungserleichterung

und im übrigen SEPA-Raum – auch Schweiz und Liechtenstein

GiroCode erstellen und lesen

Der GiroCode – fachlich der EPC-QR-Code – enthält alle Angaben für eine SEPA-Überweisung. Ihr Kunde scannt ihn in seiner Banking-App, und das Überweisungsformular ist ausgefüllt. Kein Abtippen der IBAN, kein Zahlendreher in der Rechnungsnummer.

In Österreich ist es derselbe Code. Er heisst dort nur anders – „Zahlen mit Code“ –, und die Spezifikation der Payment Services Austria beschreibt dieselbe Norm des European Payments Council. Ein in Deutschland erzeugter GiroCode wird von österreichischen Banking-Apps gelesen und umgekehrt.

Er ersetzt keine E-Rechnung – er beschreibt die Zahlung, nicht die Rechnung. Aber er lässt sich auf jede Rechnung setzen, auch auf eine ZUGFeRD-Rechnung, und die Stelle bestimmen Sie selbst.

GiroCode erstellen GiroCode lesen Wie er aufgebaut ist

Kostenlos und ohne Anmeldung
IBAN wird auf die Prüfsumme geprüft
Ausgabe als SVG und PNG in Druckgrösse
Beim Lesen bleibt das Bild auf Ihrem Gerät

Was die Plattform tut

Eigene Empfangsadresse

Jedes Konto erhält eigene E-Mail-Adressen unterhalb einer selbst gewählten Subdomain. Eingehende Rechnungen landen direkt im Konto – ohne Weiterleitungsregeln im eigenen Postfach.

Formate erkennen und prüfen

Eingehende Dokumente werden erkannt und gegen die Vorgaben geprüft. Sie sehen, ob eine Rechnung der Norm EN 16931 entspricht – bevor sie in die Buchhaltung geht.

Rechnungen versenden

Rechnungen im geforderten Format erzeugen und versenden – einzeln oder als Stapel. Empfänger ohne E-Rechnungsfähigkeit erhalten einen Abruflink.

Zugang abgesichert

Jede Anmeldung ist mit einem zweiten Faktor geschützt. Dazu Backup-Codes, IP-Freigabelisten und eine nachvollziehbare Anmeldehistorie.

So läuft es ab

Zwei Wege, ein Konto: Was hereinkommt, wird geprüft und weitergegeben. Was hinausgeht, bekommt das Format, das der Empfänger verlangt.

Rechnungseingang

von der Zustellung bis in die Buchhaltung

Schritt 1
Rechnung kommt an
An Ihre eigene Empfangsadresse – als ZUGFeRD, XRechnung oder gewöhnliches PDF.
Schritt 2
Prüfung
Format erkennen, gegen EN 16931 prüfen, Pflichtangaben und Beträge auslesen.
Schritt 3
Zahlungsfreigabe
Freigeben, Frist setzen, Teilzahlung vermerken oder zur Klärung zurückstellen.
Schritt 4
Übergabe an die Buchhaltung
Geprüfte Rechnung mit strukturierten Daten weitergeben – ohne Abtippen.

Rechnungsausgang

vom Format bis zur Zustellung – in Vorbereitung

Schritt 1
Rechnung ausgeben
Aus Ihren Daten erzeugen oder ein bestehendes Dokument übernehmen.
Schritt 2
Format wählen
XRechnung, ZUGFeRD oder QR-Rechnung – einzeln oder kombiniert, je nach Empfänger.
Schritt 3
Signieren oder verschlüsseln
Auf Wunsch mit S/MIME oder OpenPGP – die Signatur belegt, dass die Rechnung von Ihnen stammt und unverändert ankam. Beides ist freiwillig und je Empfänger einstellbar.
Schritt 4
Zustellen
Elektronisch direkt an den Empfänger – oder über ein gesichertes Portal, wenn er noch keine E-Rechnung empfangen kann.

Eigene Adresse für Versand und Empfang

Jedes Konto bekommt eigene E-Mail-Adressen unterhalb einer selbst gewählten Subdomain – für den Empfang und für den Versand. Ihre Rechnungen landen damit direkt im Konto, ohne Weiterleitungsregeln im eigenen Postfach.

Aufbewahrung über die gesetzliche Frist

Ein- und ausgehende Rechnungen bleiben unverändert abgelegt und auffindbar. Für Rechnungen als Buchungsbeleg gilt in Deutschland seit 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG; zuvor zehn) – für andere Unterlagen bleibt es bei zehn. Die Aufbewahrungsdauer ist deshalb je Konto einstellbar.

Die E-Rechnungspflicht in Kürze

Die häufigste Verwechslung ist die zwischen Empfangen und Versenden: Empfangen können muss jedes Unternehmen, und zwar seit Anfang 2025 ohne Übergangsfrist. Nur beim Versenden gibt es Erleichterungen – und die laufen aus.

seit 1. Januar 2025
bereits in Kraft
Empfangspflicht für alle
Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig – wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen.
bis 31. Dezember 2026
gilt jetzt
Übergangsfrist beim Versand
Papier und andere Formate wie ein einfaches PDF bleiben zulässig – aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
bis 31. Dezember 2027
noch 14 Monate
Verlängerung für kleinere Unternehmen
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen ein weiteres Jahr in den alten Formaten fakturieren – ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers.
ab 1. Januar 2028
noch 15 Monate
Versandpflicht ohne Ausnahme
Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden. Auch EDI-Verfahren müssen dann die Vorgaben der Norm erfüllen.

Empfangen: alle

Jedes Unternehmen in Deutschland
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Auch bei ausschliesslich steuerfreien Umsätzen
Ein E-Mail-Postfach genügt als Weg

Versenden: B2B im Inland

Beide Seiten im Inland ansässig
Über 250 Euro brutto
Übergangsfrist bis Ende 2026, für kleinere bis Ende 2027
Ab 2028 ohne Ausnahme

Ausgenommen

Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Rechnungen an Privatpersonen
Empfänger im Ausland

Formate nach EN 16931
Eigene Empfangsadresse je Konto
Prüfung eingehender Rechnungen
Abruflink für Empfänger ohne E-Rechnung

Ausführlich nachlesen

Diese Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Preise

Vier Tarife – vom kostenfreien Einstieg bis zum Konto ohne enge Grenzen. Der Unterschied liegt in den Mengen und den enthaltenen Funktionen.

10 % sparen – 10,80 € im Jahr

Tarif wählen:

Free

Zum Ausprobieren: E-Rechnungen empfangen und prüfen.

kostenfrei – Aktivitätsnachweis alle 30 Tage erforderlich

E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang: 1
Eigene Domains (per DNS-TXT verifiziert): nicht enthalten
Automatische Weiterleitungen: nicht enthalten
Labels: 3
Rechnungen im Archiv (ein- und ausgehend zusammen)Ein gemeinsamer Topf: Eingang und Ausgang zählen zusammen.: 50
Aufbewahrungsdauer im ArchivDie gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt davon unberührt.: 1 Jahr
Rechnungen über die Schnittstelle einliefernDer Sandbox-Zugang zum Ausprobieren ist davon unabhängig.: nicht enthalten
Empfangene Rechnungen je Monat: 10
Ausgabeformat frei wählbarXRechnung, ZUGFeRD oder QR-Rechnung frei wählen statt nur das Standardformat.: nicht enthalten
Autoresponder bei nicht-konformen Mails: nicht enthalten
Automatisches MahnwesenBis zu drei Mahnstufen, wahlweise nach Rückfrage oder automatisch.: nicht enthalten
Spam-Markierung: nicht enthalten
Versand je Monat: nicht enthalten
Unterbenutzer: nicht enthalten

Kostenfrei starten

Aktivitätsnachweis alle 30 Tage erforderlich, um den FREE-Tarif unbegrenzt häufig zu verlängern. Einzelheiten in den Nutzungsbedingungen.

Alle Beträge zuzüglich Umsatzsteuer. Der Tarif lässt sich jederzeit wechseln; bestehende Rechnungen im Archiv bleiben davon unberührt. Das Archiv-Limit gilt für ein- und ausgehende Rechnungen zusammen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind in Deutschland gesetzlich anerkannt. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML – Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Systeme lesen die Daten daraus. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtkomponente und für die maschinelle Verarbeitung gedacht.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft entgegennehmen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Welche Länder werden unterstützt?

Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein – jeweils mit den dort üblichen Adress-, Register- und Telefonformaten sowie der passenden Prüfung der USt-IdNr. beziehungsweise UID.

Was ist, wenn mein Kunde keine E-Rechnung empfangen kann?

Dann erhält er eine Benachrichtigung mit einem Abruflink. Über diesen kann er die Rechnung ansehen und herunterladen, ohne ein Konto anzulegen.

Bereit für die E-Rechnung?

Konto anlegen, Empfangsadresse festlegen, erste Rechnung prüfen.

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