Was ZUGFeRD ist
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, in die ein vollständiger XML-Datensatz eingebettet ist. Wer die Datei öffnet, sieht eine gewohnte Rechnung. Wer sie einliest, findet darin dieselben Angaben in maschinenlesbarer Form.
Damit löst ZUGFeRD ein praktisches Problem: Der Umstieg auf die E-Rechnung setzt beim Empfänger sonst voraus, dass er strukturierte Daten verarbeiten kann. Bei ZUGFeRD kann er das – oder er öffnet einfach das PDF wie bisher. Nichts geht verloren.
Das Kürzel steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Ab Fassung 2.x beruht der Datensatz auf der europäischen Norm EN 16931.
Wer den Standard festlegt
Herausgeber ist das FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland, angesiedelt bei der AWV e. V. Darin arbeiten Verwaltung, Verbände und Unternehmen zusammen.
ZUGFeRD wurde gemeinsam mit dem französischen Factur-X entwickelt und ist damit inhaltlich deckungsgleich. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich in Frankreich verarbeiten und umgekehrt – im grenzüberschreitenden Geschäft ein handfester Vorteil.
Die Profile – hier wird es ernst
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der Daten unterscheiden. Das ist keine Feinheit für Entwickler, sondern entscheidet darüber, ob die Rechnung die deutsche E-Rechnungspflicht erfüllt.
| Profil | Inhalt | Gilt als E-Rechnung |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur wenige Kopfdaten – gedacht als Buchungshilfe. | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Rechnungspositionen („without lines“). | Nein |
| BASIC | Vollständige Rechnung mit Positionen, auf die häufigsten Fälle beschränkt. | Ja |
| EN 16931 (COMFORT) | Der vollständige Umfang der europäischen Norm. | Ja |
| EXTENDED | Zusätzliche Felder für komplexere Abläufe, etwa im Aussenhandel. | Ja |
| XRECHNUNG | Entspricht den Vorgaben für die öffentliche Hand in Deutschland. | Ja |
Die häufigste Fehlerquelle
Viele Programme erzeugen ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC WL. Diese Profile enthalten keine vollständige Rechnung – sie sind als Buchungshilfe gedacht. In Deutschland gelten sie nicht als elektronische Rechnung. Wer sie versendet, glaubt die Pflicht zu erfüllen und tut es nicht. Ein Blick in die Profilangabe der Datei schafft Klarheit.
Unterschiede zu XRechnung und QR-Rechnung
Gegenüber XRechnung ist der Unterschied die Sichtkomponente – und der Preis dafür: Eine ZUGFeRD-Datei ist deutlich grösser als ein reiner Datensatz, und es gibt zwei Darstellungen derselben Rechnung, die auseinanderlaufen können.
Die QR-Rechnung spielt in einer anderen Liga: Sie beschreibt die Zahlung, nicht die Rechnung. Man kann beides verbinden – eine Rechnung mit Schweizer Zahlteil –, aber die QR-Rechnung allein ersetzt keine strukturierte Rechnung.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD | QR-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Art des Formats | Reines XML, keine Sichtkomponente | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Bedrucktes Zahlteil-Formular mit QR-Code |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Anzeigeprogramm (Visualisierung) | Ja – das PDF sieht aus wie eine gewohnte Rechnung | Ja – gedruckt oder als PDF |
| Maschinell auswertbar | Vollständig | Vollständig (aus dem eingebetteten XML) | Nur die Zahlungsdaten, nicht die Rechnungspositionen |
| Grundlage | EN 16931 (deutsche Ausprägung/CIUS) | EN 16931 ab Profil BASIC | ISO 20022 (Zahlungsverkehr), keine EN 16931 |
| Herausgeber | KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats | FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland | SIX / Swiss Payment Standards, Schweiz |
| Hauptsächlicher Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland | Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) | Zahlungsverkehr in der Schweiz und in Liechtenstein |
| Erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht | Ja | Ja, ab Profil BASIC – nicht mit MINIMUM oder BASIC WL | Nein – sie ist ein Zahlungsmittel, keine strukturierte Rechnung |
| Übertragungsweg | E-Mail, Peppol, Rechnungsportale des Bundes und der Länder | E-Mail, Portale, jeder Weg, der PDF transportiert | Post, E-Mail, elektronische Rechnungsstellung (eBill) |
Häufige Fragen
- Wer gibt ZUGFeRD heraus?
- Das FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland, angesiedelt bei AWV e. V. In ihm arbeiten Verwaltung, Verbände und Wirtschaft zusammen. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
- Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
- Technisch ja. ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X wurden gemeinsam von FeRD und FNFE-MPE entwickelt und sind inhaltlich deckungsgleich. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann in Frankreich als Factur-X verarbeitet werden und umgekehrt.
- Erfüllt jedes ZUGFeRD-Profil die E-Rechnungspflicht?
- Nein – und das ist die häufigste Fehlerquelle. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständige Rechnung; sie gelten in Deutschland nicht als elektronische Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Erst ab dem Profil BASIC ist die Rechnung normkonform.
- Was passiert, wenn PDF und XML verschiedene Beträge nennen?
- Ein ernstes Problem, denn beide Teile stehen in derselben Datei. Deutsche Finanzverwaltung und Norm gehen davon aus, dass der strukturierte Teil massgeblich ist. Trotzdem gilt: Wenn die Teile auseinanderlaufen, ist die Rechnung fehlerhaft – ein Erzeugungsprogramm, das beide Teile aus derselben Quelle bildet, verhindert das von vornherein.
- ZUGFeRD oder XRechnung?
- An öffentliche Auftraggeber XRechnung – oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Im Verkehr zwischen Unternehmen meist ZUGFeRD, weil der Empfänger auch ohne besondere Software eine lesbare Rechnung erhält.